Conferentiecentrum Abdijhof Marienkroon (hierna: “Abdijhof”) waarborgt de privacy van gebruikers van haar accommodatie en diensten en deze website. Persoonsgegevens van gebruikers worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld. Het privacybeleid van Abdijhof voldoet aan alle eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt.

Contactgegevens
Abdijhof is de verwerkingsverantwoordelijke en gevestigd te Nieuwkuijk. Het postadres is Abdijlaan 8, 5253VP, Nieuwkuijk. Abdijhof wordt vertegenwoordigd door H Gonlag en E Saffarian. Zij zijn telefonisch bereikbaar op 0612713726 en per e-mail via info@abdijhof.com.

Toepassing
Abdijhof legt zich onder meer toe op het verhuren van zalen en kamers ten behoeve van conferenties. Tevens is Abdijhof wettelijk verplicht persoonsgegevens te registreren van de personen die gebruik maken van haar faciliteiten. Dit Privacy Statement geldt voor alle personen van wie Abdijhof persoonsgegevens verwerkt.

Dit Privacy Statement is van toepassing op klanten die in persoon of namens een organisatie of bedrijf als huurder optreden en op potentiële klanten met wie Abdijhof contact heeft gelegd of wil leggen.

Dit reglement is tevens van toepassing op logees, gebruikers en andere bezoekers van Abdijhof.

Persoonsgegevens
Abdijhof verwerkt persoonsgegevens die u zelf aan haar hebt verstrekt. Zij gebruikt uw persoonsgegevens ter uitvoering van een huurovereenkomst. In ieder geval worden daarbij uw contactgegevens gevraagd (naam, adres, e-mail, telefoonnummer). De contactgegevens worden digitaal geadministreerd en opgeslagen. Ook andere persoonsgegevens kunnen noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, afhankelijk van de aard van de verhuur en de groep. Voorts worden uw gegevens gebruikt voor facturatie van de verleende diensten. Abdijhof is verplicht uw identiteit vast te stellen op de dag van aankomst. Zij kan u vragen om een kopie van een identiteitsbewijs.

Tevens is Abdijhof op grond van vigerende wetgeving verplicht persoonsgegevens te registeren van personen die op haar accommodatie overnachten of anderszins verblijven. Uiterlijk bij aankomst dient u een lijst te overhandigen met daarop de naam en woonplaats van iedere persoon die in de accommodatie zal overnachten.

Rechtsgronden
Abdijhof mag uitsluitend persoonsgegevens verwerken, als dit kan worden gebaseerd op één van de limitatief opgesomde rechtsgronden in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De rechtsgronden waarop Abdijhof zich baseert zijn:
Toestemming
– Als Abdijhof u toestemming heeft gevraagd om uw persoonsgegevens te verwerken en u hebt deze toestemming verleend, dan hebt u ook altijd weer het recht om deze toestemming in te trekken.
Overeenkomst of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst
– Indien u bij ons een ruimte huurt, verwerken wij persoonsgegevens indien en voor zover dat voor de verhuur noodzakelijk is.

Wettelijke verplichting
– op grond van de plaatselijke APV is Abdijhof verplicht bepaalde persoonsgegevens van gebruikers te registreren, zoals naam en woonplaats.
Gerechtvaardigd belang
– Abdijhof mag ook persoonsgegevens verwerken als zij een gerechtvaardigd belang heeft en daarmee geen onevenredige inbreuk maakt op uw privacy.

Website
Via de website van Abdijhof worden eveneens persoonlijke gegevens verwerkt. Deze worden gegenereerd tijdens uw bezoek aan de website van Abdijhof, bijvoorbeeld uw IP-nummer en uw surfgedrag op de website. Onder dat laatste wordt verstaan gegevens over onder meer de bekeken pagina’s en de wijze waarop u door de website navigeert.

Abdijhof gebruikt alleen technische, functionele en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone.

De cookies zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak.

U kunt het gebruik van cookies weigeren door de betreffende instellingen in uw browser te wijzigen. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Verwerkers
Abdijhof kan voor het verwerken van uw persoonsgegevens derden inschakelen die uitsluitend in haar opdracht persoonsgegevens verwerken. Er zijn ICT-dienstverleners die Abdijhof ondersteuning bieden bij het veilig en stabiel houden van het registratiesysteem en de website. Ook gebruikt zij soms diensten van derden voor het verzenden van nieuwsbrieven en commerciële e-mails. Dit zijn voorbeelden van partijen die kunnen worden aangemerkt als verwerker als bedoeld in de AVG. Indien noodzakelijk zal Abdijhof met die partijen een verwerkersovereenkomst als bedoeld in de AVG sluiten.

Persoonsgegevens delen met derden
Gedurende de uitvoering van de huurovereenkomst kan het noodzakelijk zijn dat Abdijhof uw persoonsgegevens of de door u verstrekte gegevens van gebruikers van de accommodatie deelt met derden (bijvoorbeeld hulpdiensten, Natuurmonumenten en organisatoren van activiteiten en evenementen). Ook kunnen er wettelijke verplichtingen van toepassing zijn die ertoe strekken dat persoonsgegevens aan derden worden doorgegeven. Ook is het mogelijk dat Abdijhof verplicht wordt tot het verstrekken van persoonsgegevens aan derden op grond van een rechterlijke uitspraak.

Abdijhof mag uw persoonsgegevens gebruiken voor commerciële of informatieve doeleinden. Uw persoonsgegevens worden daarbij niet met derden gedeeld, met uitzondering van het geval waarin Abdijhof met een andere organisatie een gezamenlijke activiteit organiseert. In dat geval worden uitsluitend uw contactgegevens uitgewisseld.

Uw rechten
Ingevolge de AVG heeft u te allen tijde het recht op inzage, rectificatie en aanvulling van uw persoonsgegevens. In veel gevallen kunt u uw gegevens opvragen bij Abdijhof en meenemen naar een andere partij (het recht op portabiliteit).

Daarnaast heeft u op grond van de AVG het recht ‘om vergeten te worden’ (dat wil zeggen, verzoeken om alle persoonsgegevens te verwijderen), het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van die gegevens en bent u tevens gerechtigd uw eerder gegeven toestemming voor het gebruik weer in te trekken of te beperken. Let wel: Abdijhof kan in al deze gevallen in weerwil van uw verzoek besluiten het gebruik van uw persoonsgegevens toch voort te zetten. Dit mag alleen wanneer Abdijhof vindt dat zij op basis van een van de hiervoor weergegeven rechtsgronden gehouden is het gebruik voort te zetten.

Bewaartermijn
Abdijhof zal uw persoonsgegevens en die van de gebruikers van de accommodatie niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

Vragen of klachten
Indien u vragen of opmerkingen hebt over het gebruik van uw persoonsgegevens, of u wenst een beroep te doen op een van uw rechten als hiervoor weergegeven, of u wil bezwaar maken tegen of een klacht indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, neemt u dan vooral contact op met Abdijhof. Wij helpen u graag met het vinden van een oplossing. Indien dat niet lukt, dan kunt u zich altijd wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

Veranderingen
Ontwikkelingen gaan snel en daardoor kan er altijd iets veranderen in de persoonsgegevens die Abdijhof van haar klanten en gebruikers vraagt en de wijze waarop zij die persoonsgegevens gebruikt. Indien nodig zal dit Privacy Statement worden aangepast. Bij ingrijpende wijzigingen zullen klanten worden geïnformeerd. Het verdient aanbeveling de website van Abdijhof en dit Privacy Statement regelmatig te raadplegen.